서귀포시에서 지난해 8월 행정과 마을간 문서유통체계를 개선하기 위하여 구축한 'e-체송함'이 문서처리시간 단축은 물론 용지절감 등 업무효율성 향상에 크게 기여하는 것으로 나타났다. 

서귀포시에서 금년 'e-체송함' 운영실태를 조사한 결과 e-체송함 활용으로 기존 문서접수․출력․결재․팩스발송․확인․편철․보관 등 일련의 과정이 전자화되어 문서처리시간이 획기적으로 단축되었음은 물론문서등록관리, 지난 문서검색 등 문서관리에도 효과도 큰 것으로 나타났다. 

또한 월평균 7,727건에 달하는 문서유통건수를 비용으로 환산할 경우, 문서건당 3매 이상의 용지가 소요되는 것을 감안하면 월23,181매이상의 용지가 절약되고, FAX등으로 발송하는 비용을 65원으로 가정할 경우 년 18백만원이 절감효과가 있는 것으로 판단하고 있다. 

이는 지난 10월에는 제주특별자치도 정책기획관실에서 개최한 창의․실용에 기반한 ‘2010 제도개선 우수사례 발표대회’에서 입상하여, 본 시스템이 행정제도 개선에 미친 창의성․실용성을 인정받기도 했다.  

서귀포시에서는 올해 들어 공인인증서 로그인 방식을 도입하여 보안을 강화하였고, 전자결재 기능 및 문서편집기능을 보강하여 사용자 편의기능을 향상시킨 바 있으며, 행정기관과 문서교류가 많은 도내 114개 민간기관․단체에 시스템을 확대 보급하였다.

또한 지속적으로 시스템 활용상황을 조사하여 개선요구사항을 수렴하고, 운영기관 직접방문을 통한 애로사항 청취 및 1대1 현장교육을 실시하는 등 시스템 운영활성화를 도모하고 있다.

2011년에도 'e-체송함'의 안정적 운영 및 확대보급으로 행정과 주민 간 정보전달 및 의사소통 방식을 개선을 통한 대민 행정력 강화 및 생산성 향상에 기여할 방침이다.
 

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